Agosto 26 de 2025, Sertisoft S.A.S.
Firma digital vs firma electrónica: ¿Cuál deberías usar y por qué?
¿Qué es una firma digital y en qué se diferencia de una firma electrónica?
Una de las preguntas más frecuentes en entornos organizacionales es si firma digital y firma electrónica son lo mismo. Aunque muchas veces se usan como sinónimos, no son iguales.
En términos legales y técnicos, ambas permiten firmar documentos electrónicos, pero no ofrecen el mismo nivel de seguridad ni de validez jurídica.
Firma Digital
La firma digital es un tipo de firma electrónica que utiliza criptografía y certificados digitales emitidos por entidades certificadas. En Colombia, estas entidades deben estar acreditadas por la ONAC bajo los lineamientos de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012.
Características de la firma digital:
- Utiliza certificados digitales emitidos por un tercero confiable (entidad de certificación digital)
- Garantiza autenticidad, integridad y no repudio
- Tiene respaldo jurídico más sólido en procesos judiciales o administrativos
- Es ideal para trámites de alto riesgo o impacto legal
Firma Electrónica:
La firma electrónica es más amplia y flexible. Se refiere a cualquier método electrónico que permita identificar al firmante y expresar su consentimiento.
Esto incluye:
- Claves o contraseñas
- Códigos únicos (OTP)
- Huellas biométricas
- Tokens, claves dinámicas, pines o validaciones por doble canal
¿Es válida la firma electrónica en Colombia?
Sí. Según el Decreto 2364 de 2012, la firma electrónica es válida siempre que haya acuerdo entre las partes y que el mecanismo sea seguro y confiable para el tipo de trámite.
¿Cuáles son los riesgos comunes al usar firmas electrónicas o digitales sin precaución?
Aunque legalmente válidas, ambas formas de firma pueden presentar riesgos si no se implementan con buenas prácticas:
- Una firma puede estar en un documento, pero no haber sido autorizada por el titular
- Certificados digitales pueden ser usados por terceros si no se controlan
- La falta de trazabilidad puede generar conflictos legales o sanciones
Firmar digitalmente no es garantía de control si no se verifica quién, cómo y cuándo se firma.
Buenas prácticas para asegurar la autenticación de las firmas
Para procesos sensibles, la firma debe ser más que una formalidad.
En Sertisoft, le recomendamos:
- Usar múltiples factores de autenticación (clave + OTP, biometría, etc.)
- Evitar el uso compartido de certificados
- Registrar trazabilidad de quién firmó, desde dónde y cuándo
- Integrar el sistema de firma con una solución de gestión documental segura
¿Qué firma debo usar en mi empresa?
Depender únicamente de una firma digital o de una firma electrónica simple puede ser insuficiente si el trámite es crítico. Por eso, la elección debe basarse en:
El nivel de riesgo del trámite
La necesidad de cumplir requisitos normativos específicos
La certeza requerida sobre la identidad del firmante
En general:
- Usa firma electrónica para trámites de bajo impacto con acuerdo entre partes
- Usa firma digital certificada para contratos, actos administrativos, procesos tributarios o jurídicos
En Sertisoft entendemos que firmar no es suficiente. Es fundamental garantizar quién firmó, cómo lo hizo, con qué autenticación y qué respaldo queda en el sistema.
Nuestra plataforma permite:
- Centralizar los documentos firmados
- Automatizar el flujo de validaciones
- Generar trazabilidad completa del proceso de firma
- Cumplir con la normativa sin poner en riesgo la integridad de tus datos
IMPORTANTE: Tanto la firma digital como la electrónica son herramientas válidas en Colombia. Pero su uso debe ser estratégico, documentado y seguro.
¿Quieres implementar un sistema de firma seguro, legal y eficiente?
En Sertisoft te ayudamos a estructurar el sistema ideal según tus procesos, riesgos y normativa.
Escríbenos a: ventas@sertisoft.com.co
O llámanos al: (+57) 304 419 5435
