Política de privacidad de datos personales
1. Aplicabilidad
Las Política de Tratamiento de Datos contenida en el presente documento aplica al Tratamiento de los Datos personales que la Empresa recepcione u obtenga debido al desarrollo de su objeto social, esto incluye a empleados, clientes, proveedores, etc.; sin importar la forma en que dichos datos fueron obtenidos o recepcionados por la Empresa, bien sea por entrega directa del titular de los mismos o de la persona facultada para suministrarlos en su nombre, porque sean suministrados por personas jurídicas en el curso de una relación contractual o de cualquier otra índole, o porque la empresa los recaude por sus propios medios.
2. Alcance de la autorización
La autorización dada por el Titular de la información o por la persona facultada para suministrar la información cuando se trate de casos especiales como, por ejemplo, datos de niños, niñas o adolescentes, incapaces, personas naturales o jurídicas facultadas para otorgar datos en nombre de otras personas naturales etc., se extiende a:
- El Tratamiento de los Datos, esto es: su recolección, almacenamiento, uso, manejo, circulación y supresión, entre otros.
- La verificación en fuentes de acceso público tanto públicas como privadas, de los Datos suministrados
- La consulta de nuevos Datos en fuentes de acceso público, tanto públicas como privadas.
- La Transmisión internacional de los Datos.
- La Transferencia internacional de los Datos
- La Cesión de Datos
La Empresa tratará los Datos según la autorización que para ello se le confiera por su titular o la persona facultada por suministrarla, solo durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales o estipulaciones contractuales que dispongan lo contrario, la Empresa procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
La Empresa documentará los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los Datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. (artículo 11 decreto 1377/13)
En el caso de datos de personas naturales suministrados a la empresa por una persona jurídica en el curso de una relación contractual o de cualquier otra índole, dicha persona jurídica garantiza a la Empresa: 1. Que cuenta con la autorización de las personas naturales respecto de las cuales suministra los datos para su tratamiento; y 2. Que dicha autorización de tratamiento se hace extensible a la Empresa para el que ella realizare respecto de dichos datos. en estos casos, la persona jurídica que suministre datos de personas naturales a SERTISOFT S.A.S., entregará a SERTISOFT S.A.S., una copia de dicha autorización.
En el caso de datos personales suministrados, sean entregados por un tercero, no por su titular, facultado por la ley o por autoridad competente, o autorizado por el titular para dicho suministro de sus datos personales, dicho tercero deberá entregar a SERTISOFT S.A.S., la prueba de dicha facultad o autorización.
3. Finalidad del tratamiento
Las finalidades del Tratamiento de Datos por parte de la Empresa, sin perjuicio de las finalidades especificas plasmadas en cada autorización particular otorgada para su tratamiento, son:
- El correcto y eficiente desarrollo de su objeto social.
- El cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales
- El conocimiento de sus proveedores, contratistas, clientes, empelados, etc.
- La optimización de sus procesos internos E. La optimización de las comunicaciones con los mismos.
- El conocimiento del mercado.
- La disposición de una herramienta que permita obtener el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por parte de éstos.
4. Autorización del tratamiento
En función de esta última finalidad, la autorización para el Tratamiento de Datos suministrada por los Titulares de los mismos o por las personas facultadas para dar dicha autorización, se extiende a la Transmisión y Transferencia de los mismos, tanto dentro del país como en el exterior, con aquellos terceros como abogados, casas de cobranza, entidades financieras, entidades del estado, etc. que en un momento dado puedan colaborar con la consecución de las finalidades señaladas.
PRINCIPIOS GENERALES APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS.
La Empresa, en desarrollo de su objeto social y siempre dentro del marco de la ley y de sus Estatutos, recepciona, obtiene, almacena y trata Datos personales; dicho Tratamiento, en cumplimiento de la normatividad nacional vigente, se someterá a los siguientes protocolos:
- Autorización Previa: Salvo norma en contrario, SERTISOFT S.A.S., no dará Tratamiento a Datos Personales, sin contar antes con la autorización voluntaria e informada del Titular de dichos Datos, o de la persona facultada para dar dicha autorización en el caso de personas jurídicas; niños, niñas y adolescentes, incapaces u otros casos especiales. Se anota a este respecto que la Empresa, de acuerdo a los postulados constitucionales y legales, presume la buena fe de quien le suministra los datos, y, por tanto, la facultad de dicha persona para dicho suministro. En consecuencia, no se hace responsable por las violaciones legales cometidas por aquellos que le suministren información sin estar facultados para ello.
- Observancia de la Finalidad: Salvo norma en contrario, SERTISOFT S.A.S., no dará a los Datos que le suministren, una finalidad diferente a la autorizada por el Titular de la misma o por la persona facultada para autorizar su Tratamiento.
- Calidad del Dato: Salvo norma en contrarios, SERTISOFT S.A.S., presume la veracidad, completitud, verificabilidad, vigencia y exactitud, de los datos sujetos a su Tratamiento. Para garantizar la comprensibilidad y utilidad de los Datos, la Empresa solicitará corrección u ampliación de aquellos Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Respeto a los Derechos del Titular de la Información: La Empresa dispondrá de canales físicos, telefónicos y electrónicos para que el Titular o la persona facultada para ello, ejerza los derechos que le asisten respecto de los datos bajo Tratamiento, tales como solicitar información, modificación o supresión de los mismos, etc.; de conformidad con los dispuesto en la Ley 1581/12 y Decreto 1377/13.
- Seguridad de la Información: Salvo norma que disponga lo contrario, la Empresa salvaguardará el acceso a los Datos bajo su Tratamiento (aun cuando la relación que dio origen a dicho tratamiento haya concluido) permitiendo su acceso, transfiriéndolos o transmitiéndolos, solo a aquellas personas autorizadas dentro o fuera de la Empresa que para cumplimiento de las finalidades antedichas deban conocerlos.
- Integridad de la Información: La Empresa permitirá el acceso a los Datos bajo su Tratamiento solo a las personas antes dichas, de manera que los mismos no puedan ser adulterados, modificados, consultados, usados, accedidos, eliminados o conocidos por personas no Autorizadas.
- Necesidad: La Empresa solo recolecta y somete a Tratamiento aquellos Datos necesarios para el cumplimiento de las finalidades señaladas en el numeral 6 del presente documento.
5. Derechos de titulares
Los Titulares de los Datos sujetos a Tratamiento por parte de la Empresa, tienen los siguientes derechos consagrados en la ley 1581/12 artículo 8 y el decreto 1377/13.
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581/12.
- Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares
El Procedimiento previsto por la Empresa para que los Titulares ejerzan los derechos contemplados en el artículo anterior son los previstos en los artículos 14 y 15 de la ley 1581/12:
Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7. Excepciones a la necesidad que autoriza
De conformidad con el artículo 10 de la ley 1581/12, no será necesaria la autorización del Titular de la información, en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
- Si impone una carga desproporcionada para la empresa o es imposible solicitar a cada titular el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales y poner en su consentimiento las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, a pesar de implementar los mecanismos alternos como diarios de circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de internet del responsable, entre otros, se informara a la Superintendencia de Industria y Comercio de este hecho, dentro de los cinco (5) días siguientes a la implementación de estas políticas.
8. Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes
De conformidad con lo estipulado en el artículo 6 del decreto 1377 de 2013, la autorización de los Datos Sensibles no es obligatoria. Tienen la categoría de sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
La Empresa no condicionará las relaciones con el Titular de la información a la autorización de Tratamiento de sus Datos sensibles.
Los Datos de niños, niñas y adolescentes por parte de la Empresa, se acogerá a lo dispuesto en el Artículo 12 del decreto 1377/13: El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
9. Responsable del tratamiento y área asignada para la atención de PQRS
De conformidad con lo establecido en el artículo 13 #4 del decreto 1377/13, la Empresa, como responsable del Tratamiento de Datos, establece que el área que atenderá las peticiones, quejas, consultas, solicitudes y reclamos; y ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, es el área calidad a través del Director de Calidad. Esta área se encargará de garantizar el cumplimiento de las presentes Políticas dentro de la Empresa y de tramitar los requerimientos referentes a las mismas.
