Sertisoft

Logo Sertisoft

Gestión de PQRS

Te ayudamos a gestionar las PQRS de tu empresa.

Radica, gestiona y soluciona las solicitudes de tus clientes  de manera organizada y ágil, en los tiempos establecidos.

Resuelve las Peticiones, Quejas y Reclamos de tu organización en sencillos pasos, concluyendo con respuesta oportuna y efectiva a tus clientes.

Proceso de atención de PQRs.

Ventajas de nuestro tener aplicación PQRS en tu empresa

Realiza seguimiento a tus solicitudes

Podrás controlar el historial de los casos radicados y la trazabilidad de cada actividad de gestión desarrollada. 

Controla tiempos de respuesta.

Contarás con un sistema de notificaciones, alertas y escalamientos que ayudan a  asegurar la gestión en los tiempos establecidos. 

Accede a reportes dinámicos.

Encontrarás tableros de indicadores que muestran la volumetría, las causas e indicadores de gestión y el top 10 de las causas más frecuentes, para así iniciar planes de mejora.

Descubre lo que puedes hacer con Gestión de PQRS

Nuestro modulo de PQR permite radicar PQRS a través de formularios electrónicos dinámicos, además se cuenta con la radicación por los diferentes canales como: call center, portal o correos electrónicos.

Podrás consultar las solicitudes que te asignan y contarás con funciones especializadas para poder gestionarlas, además encontrarás plantillas para responder de manera automática o por medio de los ciclos de aprobación y firmado digital.

Registro de PQRS.

  • Tus usuarios podrán registrar Peticiones, Quejas y Reclamos, desde sus dispositivos por medio de un formulario diseñado de acuerdo a tus necesidades. 
  • Garantizarás a tus usuarios un servicio de calidad permitiendo la radicación de solicitudes a través de los diferentes canales disponibles.
  • Contarás con un servicio disponible 24 horas que les permitirá a tus usuarios radicar solicitudes y realizar seguimiento en cualquier momento
Proceso registro PQRS
Respuesta de PQRS

Consulta tus PQRS.

  • Cada usuario podrá consultar el estado sus solicitudes en tiempo real.
  • Todas las solicitudes tendrán un plazo y estado determinado, lo cual ayudará a responder cada una a tiempo. 
  • Podrás consultar el usuario asignado y realizar seguimiento a cada etapa desarrollada con tus solicitudes. 

Gestiona tus PQRS.

 
  • Con nuestra aplicación tendrás a tu disposición botones de acción que ayudarán a resolver de manera eficiente tus solicitudes. 
  • Podrás involucrar en el proceso a diferentes usuarios en caso de requerirlo para completar una solicitud. 

  • Al terminar la gestión, podrás notificar a tus clientes cuando sus solicitudes sean resueltas.
Gestión de PQRS, Botones de acción

Responde tus PQRS.

  • Contarás con plantillas  de respuesta que ayudarán a agilizar el cierre de las solicitudes. 
  • Tus usuarios tendrán el detalle de la solución de su PQR, accediendo a la trazabilidad de la solicitud desde su radicación hasta su cierre. 
  • Podrán tus usuarios tener en un solo lugar las diferentes solicitudes radicadas y los detalles generados en su gestión. 

Gestión de Archivo

Logra la mejor organización de tu empresa con Gestión de archivo

Organiza, archiva, recupera y gestiona los documentos de la organización de manera eficiente y efectiva. Realiza transferencias de acuerdo a las TRD.

Funciones de TMS-Archivo

Ventajas de nuestro aplicativo de gestión de ARCHIVO.

Accesibilidad

Garantiza que los documentos puedan ser accedidos y utilizados por aquellos que los necesitan de forma segura.

Base única de conocimiento

Información centralizada y actualizada que garantiza la ubicación inmediata de expedientes electrónicos y documentos.

Seguridad

Controla el acceso a los documentos protegidos garantizando la confidencialidad.

Descubre lo que puedes hacer con todos tus documentos.

Con Gestión de Archivo a través de las consultas por filtros, podrás llegar rápidamente a tus expedientes y documentos. Además de poder solicitar y gestionar préstamos de expedientes de manera ágil.

También podrás gestionar transferencias primarias y secundarias de acuerdo a las TRD. Y contarás con tablas de control de acceso con estados archivísticos.

Consulta Expedientes

  • A través de consultas por filtros podrás llegar rápidamente a tus expedientes y documentos.
  • Contarás con un sistema que articula la totalidad del ciclo de vida de los documentos, además permite la trazabilidad en cada etapa y la aplicación de TRDs.
  • Podrás realizar consultas por múltiples criterios a metadatas archivísticas o de negocio. 

Solicita préstamos

  • Podrás solicitar préstamos de expedientes documentales, con tiempos de entrega establecidos. 
  • Podrás realizar seguimiento y control de préstamos y transferencias. 
  •  A través de los filtros de consulta podrás acceder a tus documentos y así disponer de ellos según tus necesidades. 

Realiza transferencias.

  • Gestiona transferencias primarias y secundarias de acuerdo a las TRD.
  • Lleva control de la documentación y los expedientes en transferencia. 
  • Garantiza la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de tus documentos. 
 

Activos de información

 
  • Tablas de control de acceso, con estados archivísticos.
  • Registro de documentos en su carpeta particular o unidad de conservación. 
  • Reportes en línea e información estadística multidimensional. 

Gestión de Correspondencia

Transforma tú empresa con Gestión de Correspondencia

Radica, clasifica y gestiona todas las comunicaciones recibidas por los canales electrónicos y físicos disponibles en tu organización.

 
Proceso de TMS Correspondencia

Más ventajas de nuestro aplicativo Gestión de CORRESPONDENCIA.

Cero papel

Gracias a los formularios y envíos por medios electrónicos no requieres utilizar papel.

Multicanal

Integra canales de recepción y producción tanto físicos como electrónicos.

Ciclo de vida de documentos

Apoyo y gestión de los documentos en cada etapa de su ciclo de vida.

Descubre qué puedes hacer con tus comunicaciones de entrada, salida e internas.

Con el modulo de Gestión de Correspondencia podrás generar el número único de radicado con fecha y hora, además contarás con botones de acciones para gestionar tus solicitudes.

También encontrarás plantillas para responder utilizando el editor TMS-WORD y podrás distribuir fácilmente las comunicaciones de salida por medios físicos o electrónicos. Además de contar con el código QR que permitirá verificar la validez de la firma de los documentos

Radica solicitudes.

  • Genera un único numero de radicado con fecha y hora.
  • Podrás recibir comunicaciones por canales físicos y electrónicos, permitiendo realizar seguimiento a la gestión bajo un modelo cero papel.  
  • Contarás con un ciclo documental completo, ya que, integramos cada una de las etapas de vida de los documentos. 

Gestiona solicitudes.

 
  • Contarás con diferentes botones de acción para gestionar tus solicitudes. 
  • Podrás revisar la trazabilidad de la solicitud en tiempo real. 
  • Cada solicitud tendrá un plazo lo que ayudará a responder a tiempo las solicitudes.

Responde y envía solicitudes.

  • Contarás con plantillas para responder tus solicitudes utilizando un editor especializado.
  • Podrás distribuir fácilmente las comunicaciones de salida por medios físicos o electrónicos.

Verifica solicitudes.

 
  • Podrás verificar la autenticidad y validez de la firma de los documentos a través de un código QR. 
  • Garantizamos un flujo seguro, confiable y completo, que controla los tiempos y la gestión para maximizar la eficiencia.
 

Gestión de actas y compromisos

Gestiona de la mejor manera las actas y compromisos de tu organización

Registra y controla los compromisos y las actas que se generan en las reuniones de tus equipos de trabajo, gestionando las tareas y los responsables de ejecutarlas.

 
Actas y Compromisos

Ventajas de nuestro aplicativo Gestión de Actas y Compromisos

Seguimiento

Realice un seguimiento activo a través de la trazabilidad, el seguimiento de los tableros, el semáforo de estados y los indicadores de cumplimiento.

Control de tiempos y movimientos

Los semáforos te permiten conocer rápidamente el estado de tus compromisos y los de cada comité o equipo de trabajo.

Tableros de gestión

Indicadores de cumplimiento, vencimiento, eficiencia y efectividad delas actas y sus compromisos,

Descubre lo que puedes hacer con Gestión de actas y compromisos

Con Gestión de Actas y Compromisos, simplificarás la gestión de tus solicitudes, ya que, contarás con plantillas personalizadas que permitirán registrar las actas de tus reuniones sin omitir ningún dato, además de poder generar compromisos en cada reunión, asignando responsables para cada uno.

Contarás también con alarmas que garantizarán que los encargados de los compromisos cumplan con sus plazos y responsabilidades, además tableros que indicarán el estado de los compromisos de cada acta.

 

Registro de actas y compromisos

  • Contarás con una plantilla para registrar las actas de tus reuniones sin olvidar ningún detalle.
  • Podrás asignar compromisos a tu equipo de trabajo con tiempos establecidos. 
  • Podrás gestionar, controlar y cumplir con éxito sus metas en el tiempo indicado. 

Revisar y aprobar

  • Las actas se enviarán a los asistentes para validar y firmar  las decisiones y compromisos plasmados.
  • Se podrán aprobar las actas para así dar inicio a los tiempos establecidos para los compromisos. 
  • Podrás realizar fácil seguimiento y retroalimentación a la gestión de compromisos. 

Gestiona tus compromisos

 
  • Contarás con botones de acción que te permitirán gestionar tus compromisos. 
  • Encontrarás el tablero de Mis Asignadas, con el cual podrás llevar control de tus solicitudes pendientes.
  • Encontrarás semáforos que te indicarán el estado de tus compromisos, esto garantizará que la gestión se de en el tiempo establecido. 

Consultar compromisos

 
  •  Tendrás un tablero que te indica el estado de las actas y compromisos de cada comité y equipo de trabajo.
  • Dentro de estos tableros también podrás acceder a la gestión de las solicitudes con todos los botones de acción disponibles. 

Gestión de Mesa de ayuda

Te ayudamos a sacar lo mejor de tú empresa con MESA DE AYUDA.

Registra, gestiona y soluciona las solicitudes administrativas,  de recursos humanos y jurídicas de tú empresa de manera efectiva.

 

Aplicativo Mesa de Ayuda

Ventajas de una mesa de ayuda

Cero papel

Gracias a los formularios y envíos por medios electrónicos no requieres utilizar papel.

Base única de conocimiento

Se genera una base de conocimiento que facilita el aprendizaje para agilizar futuras respuestas.

Encuestas

Encuestas en línea para una medición efectiva y mejoramiento continuo del servicio.

Explora lo que puedes hacer con el aplicativo mesa de ayuda

Con el módulo Mesa de Ayuda, se permitirá a tus usuarios registrar solicitudes o incidentes de manera rápida e intuitiva, además de permitir la resolución de las mismas en menor tiempo. También podrás consultar las solicitudes que te asignan, gestionándolas de acuerdo a su estado; para ello contarás con botones de acción para resolver tus solicitudes.

Registro de solicitudes

  • Los formularios electrónicos de mesa de ayuda le permiten a tus usuarios registrar sus solicitudes o incidentes.
  • Una vez radicada la solicitud, contarás con la asignación automática de un responsable para su gestión. 
  • Tendrás notificaciones de tus solicitudes con toda la información. 
  • Contarás con una plataforma que te permitirá realizar el seguimiento de cualquier novedad.
Registro de solicitudes Mesa de ayuda
Consulta de Solicitudes

Consulta tus solicitudes

  • Contarás con un tablero que reunirá todas las solicitudes pendientes. 
  • A través de filtros avanzados podrás consultar el estado de las solicitudes en tiempo real.
  • Cada solicitud tendrá un estado que te permitirá gestionar a tiempo las solicitudes.

Gestiona tus solicitudes

  • Contarás con diferentes botones de gestión para resolver tus solicitudes, estos permitirán realizar diferentes acciones en tus solicitudes para brindar una solución completa. 
  • Cada solicitud tendrá un historial y un expediente, lo cual te ayudará a gestionar todo el proceso hasta que finalice.

Gestión de solicitudes